Capítulo: Utilización de las herramientas de Office

Cuando instala Office, tiene la opción de instalar uno o más programas de un grupo de herramientas de Office. Estos programas están pensados para generar distintos tipos de información que puede incrustarse en los documentos de Office.

Para ejecutar un programa de las herramientas de Office, dé los siguientes pasos generales:

1.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor de Office en el que desee introducir el objeto incrustado.

2.     Seleccione Objeto en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo.

3.     Seleccione la descripción adecuada del objeto en la lista Tipo de objeto y pulse sobre Aceptar.

4.      Utilice las órdenes del programa de origen de las herramientas de Office para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo proporcionada.

5.     Abandone el modo de edición.

Para editar un objeto incrustado mediante un programa de las herramientas de Office, utilice cualquiera de los métodos tratados en este capítulo.

Tabla. Programas de las herramientas de Office.

Consejo.

Otro modo de ejecutar los programas de Herramientas de Office.

Algunas de las aplicaciones de Office permiten ejecutar rápidamente uno o más de los programas de herramientas de Office eligiendo una opción en el submenú Imagen del menú Insertar.

Utilización de la Galería de imágenes.

El programa Galería de imágenes puede ayudarle a localizar y organizar imágenes, sonidos y vídeo, e insertarlas en los documentos de Office. Cuando seleccione el elemento Galería de imágenes de Microsoft en el cuadro de diálogo Objeto del menú Insertar y pulse sobre Aceptar, aparecerá el programa Galería de imágenes en una ventana independiente. La Galería de imágenes presenta todas las imágenes prediseñadas que se han añadido al programa.

Puede organizar y actualizar las imágenes de la ventana de la Galería de imágenes utilizando las siguientes opciones:

·        Pulse sobre Importar imágenes para añadir nuevas imágenes prediseñadas al programa Galería de imágenes. Tendrá que realizar esta operación si ha instalado otras imágenes prediseñadas a las que desea acceder a través del programa Galería de imágenes.

·        Pulse con el botón derecho del ratón sobre el área de presentación preliminar y elija la opción Actualizar vistas de imágenes para actualizar las imágenes en presentación preliminar que muestra la Galería de imágenes. Tendrá que realizar esta operación si ha modificado alguna de las imágenes prediseñadas.

·        Pulse sobre Propiedades de la imagen para modificar la descripción o la categoría de la imagen seleccionada actualmente.

·        Pulse sobre Editar categorías para agregar, cambiar de nombre o eliminar una categoría de imágenes.

Utilización del Editor de ecuaciones.

Permite añadir expresiones matemáticas a los documentos. Cuando selecciona el elemento Microsoft Editor de ecuaciones 3,0 en el cuadro de diálogo Objeto y pulse sobre Aceptar, se inserta un área de trabajo en el documento receptor y se presentan el menú y la barra de herramientas del Editor de ecuaciones dentro de la ventana del programa receptor.

Para crear una expresión matemática, haga lo siguiente:

·        Para introducir números o variables, sólo tiene que escribirlas con el teclado.

·        Para introducir un operador matemático que aparezca en el teclado, como +, - o =, basta con escribirlo.

·        Para introducir un operador o símbolo que no aparezca en el teclado, pulse sobre el botón adecuado de la fila superior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones, y pulse después sobre el símbolo deseado en la paleta desplegable de símbolos.

·        Para introducir una expresión como una fracción, una raíz cuadrada, un exponente o una integral, pulse sobre el botón adecuado de la fila inferior de la barra de herramientas del Editor de ecuaciones y seleccione después una de las plantillas en la paleta desplegable.

También puede modificar la fuente, el tamaño de la fuente, o el formato de los caracteres o símbolos mediante las órdenes de los menús Estilo y Tamaño.

Utilización de Graph.

El programa Graph sirve para introducir gráficos en los documentos de Office. Graph dispone de una amplia variedad de tipos de gráficos, y proporciona una alternativa a la utilización de los gráficos de Excel.

La forma más sencilla de crear un gráfico con el programa Graph consiste en utilizar una tabla de Word, como se indica a continuación:

1.     Inserte una tabla en un documento de Word, introduzca en dicha tabla los datos que desea presentar en un gráfico y seleccione después toda la tabla.

2.     Seleccione Objeto, en el menú Insertar, pulse sobre la ficha Crear nuevo, seleccione el tipo de objeto de Microsoft Graph 97 y  pulse sobre Aceptar.

3.     La hoja de datos contendrá una copia de los datos de la tabla original de Word seleccionada.

4.     Si lo desea, ahora podrá realizar modificaciones al gráfico mediante las órdenes de menú y los botones de la barra de herramientas que ofrece el programa Graph. Se puede acceder a información detallada sobre el uso de las órdenes de Graph utilizando el menú Ayuda.

5.     Para modificar el tamaño o las proporciones del gráfico, se arrastran los controladores de cambio de tamaño que aparecen alrededor del objeto incrustado.

6.     Cuando haya terminado de hacer modificaciones en el gráfico, pulse en el documento de Word fuera del gráfico y de la hoja de datos. La hoja de datos y las órdenes del menú y barra de herramientas de Graph desaparecerán, permaneciendo el gráfico incrustado en el documento.

Si más adelante desea modificar el gráfico, bastará con que pulse dos veces sobre el objeto gráfico incrustado. Volverán a aparecer las órdenes de Graph y podrá cambiar las características del gráfico. Para cambiar las cifras del gráfico, elija la opción Hoja de datos del menú Ver o pulse el botón Vista hoja de datos de la barra de herramientas de Graph para que aparezca la hoja de datos. Si quiere mostrar el gráfico dentro de otro documento de Office seleccione el objeto gráfico, córtelo o cópielo y péguelo después en el otro documento.

Utilización de Organization Chart.

Este programa sirve para añadir organigramas y otros tipos de diagramas jerárquicos a los documentos de Office. Cuando seleccione el tipo de objeto MS Organization Chart 2.0 en el cuadro de diálogo Insertar objeto y pulse sobre Aceptar, se abrirá el programa Microsoft Organization Chart en una ventana independiente.

Para crear un organigrama siga los siguientes pasos:

·        Para seleccionar un recuadro, pulse el botón Seleccionar de la barra de herramientas y pulse sobre el recuadro.

·        Para añadir un nuevo recuadro, pulse sobre alguno de los botones que van a continuación en la barra de herramientas y pulse después sobre el cuadro al que quiera unir un nuevo cuadro que tenga la relación deseada con el cuadro seleccionado.

·        Para eliminar un cuadro, selecciónelo pulsando sobre él, y pulse después la tecla Supr.

·        Para desplazar un cuadro, pulse el botón Seleccionar y después arrástrelo y suéltelo en otro cuadro.

·        Para añadir o modificar el texto de un cuadro, pulse sobre el botón Introducir texto de la barra de herramientas y pulse después en la posición donde quiera añadir o modificar texto.

·        Los botones de dibujo permiten dibujar líneas y rectángulos en el organigrama. Para que aparezcan estos botones, seleccione Mostrar herramientas de dibujo en el menú Ver.

Cuando haya terminado de crear el organigrama, seleccione la orden Salir y volver al documento del menú Archivo y responda Sí cuando le pregunten si desea actualizar el objeto. Al hacerlo, el organigrama se insertará en el documento de Office