Capítulo: Compartición de datos entre las aplicaciones de Office

DIFERENTES FORMAS DE COMPARTIR DATOS.

En la copia estática o en el movimiento estático los datos que se introducen pasan a formar parte integral del documento receptor y no conservan ningún vínculo o conexión con el documento o programa desde el que se han obtenido. Este es el tipo de copia o movimiento que suele realizarse cuando se trabaja con un único documento o programa. Cuando se realiza una copia o movimiento estático desde una aplicación a otra, puede que sea posible editar los datos dentro del documento receptor, o puede que no lo sea.

En la vinculación, los datos introducidos conservan su conexión con el documento y con el programa del que se han obtenido. De hecho, la copia completa de los datos sólo se almacena dentro del documento de origen; en el documento receptor sólo se almacena la información de vinculación y la información necesaria para presentar los datos. Cuando se modifiquen los datos del documento de origen los datos vinculados en el documento receptor podrán actualizarse de forma automática o manual para reflejar las modificaciones.

En la incrustación, los datos introducidos conservan su conexión con el programa de origen, pero no con el documento de origen.

Utilización de arrastrar y soltar y de la orden Pegar.

En los capítulos anteriores se ha visto las funciones de copiar o mover dentro de una aplicación de Office 97 mediante la técnica de arrastrar y soltar, además de la orden Cortar o Copiar seguida de la orden Pegar.

También puede utilizar la técnica de arrastrar y soltar para intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office. Si los documentos de origen y receptor están abiertos y visibles en la pantalla de Windows, podrá mover un bloque de datos seleccionándolo simplemente en el documento de origen dentro de un programa y arrastrándolo al documento receptor en otro programa (mantenga pulsada la tecla Control para copiar en vez de mover). Si el documento receptor está abierto pero no está visible podrá mover o copiar los datos mediante el siguiente procedimiento:

1.     Seleccione los datos en el documento de origen.

2.     Arrastre los datos al botón de la barra de tareas de Windows que representa al programa receptor y mantenga el puntero sobre dicho botón sin soltar el botón del ratón, con lo que Windows activará el programa receptor.

3.     Arrastre los datos al documento receptor y suéltelos en el lugar deseado.

Al intercambiar datos entre diferentes aplicaciones de Office mediante el método de arrastrar y soltar o mediante las órdenes Cortar o Copiar y Pegar los datos se podrán copiar o mover de forma estática, o se podrán incrustar en el documento receptor, dependiendo de la naturaleza de los datos y de las aplicaciones involucradas en el proceso.

COPIA Y MOVIMIENTO ESTÁTICO.

Para copiar o mover datos de forma estática de una aplicación de Office a otra deberá seguir los siguientes pasos:

1.     Seleccione los datos en el programa de origen y elija la orden Cortar o Copiar en el menú Edición del programa.

2.     Cambia al programa receptor y sitúe el punto de inserción en la posición del documento receptor en la que desee introducir los datos.

3.     Seleccione Pegado especial en el menú Edición del programa receptor. Al hacerlo, el programa abrirá el cuadro de diálogo de Pegado especial.

4.     Seleccione la opción Pegar.

5.     Seleccione el formato de datos deseado en la lista Como.

6.     Cuando seleccione un formato en la lista Como, aparece una descripción del mismo en la sección Resultado.

VINCULACIÓN DE DATOS.

Puede transferir y vincular una parte seleccionada de un documento o un documento completo. Para ello siga los siguientes pasos:

1.     Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar en el menú Edición del programa de origen para copiar los datos en el Portapapeles.

2.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desee introducir los datos, y seleccione la orden Pegado especial en el menú Edición del programa receptor.

3.     En el cuadro de diálogo Pegar especial, seleccione la opción Pegar vínculo y seleccione después el formato de datos deseado en la lista Como.

Consejo.

Vinculación de una diapositiva con otro documento.

Para vincular una diapositiva de PowerPoint a otro documento, es necesario estar en el modo de presentación Esquema o Clasificador de diapositivas y debe estar seleccionada una sola diapositiva.

Si desea vincular un documento completo, podrá seleccionar todo el documento en el paso 1 anterior, o utilizar el siguiente método alternativo:

1.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea introducir los datos.

2.     Seleccione la orden Objeto en el menú Insertar del programa receptor, y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo, en el cuadro de diálogo Objeto.

3.     Seleccione la opción Vincular al archivo, e introduzca el nombre del documento que desee insertar en el cuadro Nombre de archivo. Pulse el botón Examinar si necesita ayuda para localizar el archivo.

Consejo.

Cómo hacer que el documento de origen siga estando disponible.

Como ayuda para asegurar que el documento de origen siempre esté disponible para mantener el vínculo, coloque tanto el documento de origen como el documento receptor juntos en la misma carpeta.

Los datos vinculados deben editarse modificándolos dentro del documento de origen. Para realizar esta operación, podrá utilizar alguno de los métodos siguientes:

·        Ejecute el programa de origen y abra el documento de origen.

·        Seleccione los datos vinculados en el documento receptor, Elija Elemento vinculado en el menú Edición, y seleccione después Abrir vínculo o Modificar vínculo en el submenú que aparecerá.

Al realizar la operación anterior se abrirá el documento de origen en el programa de origen y podrá editar los datos.

INCRUSTACIÓN DE DATOS.

Un bloque de datos incrustados se denomina objeto incrustado. En un documento de Office se pueden incrustar objetos creados en otras aplicaciones de Office 97, con los programas de herramientas de Office, y con cualquier programa de Windows diseñado para ser fuente de datos incrustados. Existen tres formas de crear un objeto incrustado, que varían en la forma de obtener los datos del objeto.

En primer lugar, se pueden obtener los datos de un objeto incrustado de una sección de un documento existente, como se indica a continuación:

1.     Seleccione los datos en el documento de origen y elija la orden Copiar o Cortar en el menú Edición del programa de origen.

2.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea añadir el objeto incrustado y seleccione Pegado especial, en el menú Edición del programa receptor.

3.     En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la opción Pegar y, en la lista Como, elija la primera descripción de formato que contenga la palabra objeto.

La segunda forma de crear un objeto incrustado consiste en utilizar un documento existen completo como origen de los datos, como se indica a continuación:

1.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear desde un archivo del cuadro de diálogo Objeto.

2.     Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Vincular al archivo e introduzca el nombre del documento de origen en el cuadro Nombre de archivo.

La tercera forma de incrustar un objeto consiste en crear datos nuevos para el objeto mediante las herramientas del programa de origen, como se indica a continuación:

1.     Coloque el punto de inserción en el lugar del documento receptor en el que desea incrustar el objeto, seleccione Objeto, en el menú Insertar del programa receptor y pulse sobre la ficha Crear nuevo del cuadro de  diálogo Objeto.

2.     En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que desea incrustar. Esta lista contiene uno o varios elementos para cada programa instalado de Windows que pueda ser el origen de un objeto incrustado. Pulse sobre el botón Aceptar y ocurrirá alguna de las dos cosas siguientes:

·        Se abrirá el programa de origen y presentará un área de trabajo en blanco.

·        Aparecerá un área de trabajo en blanco dentro del documento receptor, y se mostrarán los menús y botones del programa de origen, dentro de la ventana del programa de origen, dentro de la ventana del programa receptor. También estarán disponibles las órdenes de teclado del programa de origen.

3.     En cualquiera de los dos casos, utilice las órdenes del programa de origen para introducir los datos del objeto incrustado en el área de trabajo.

4.     Cuando haya terminado de introducir los datos, salga del modo de edición.

Para editar un objeto incrustado, sólo tiene que pulsar dos veces sobre él. El objeto se abrirá para edición en el programa de origen o, más habitualmente, dentro del programa receptor.

De forma alternativa, puede seleccionar el objeto pulsando sobre el mismo y eligiendo después Objeto Elemento en el menú Edición del programa receptor para que aparezca el submenú.

En el submenú seleccione una de las siguientes órdenes:

·        La orden Editar, si aparece, que generalmente permite editar el objeto dentro de la ventana del programa receptor mediante los menús y barras de herramientas del programa de origen.

·        La orden Abrir, si aparece, que generalmente permite editar el objeto en una ventana independiente proporcionada por el programa de origen.

Cuando haya terminado de editar el objeto, salga del modo de edición. Si lo está editando en el programa de origen, tendrá que seleccionar la orden Salir del programa de origen y elegir Sí en el cuadro de diálogo si el programa le pregunta si desea actualizar el objeto. Si está editando en el programa receptor, pulse en el documento receptor fuera del objeto.

Consejo.

Conversión de objetos al formato deseado.

Si en el submenú Objeto se incluye una orden Convertir, podrá elegir dicha orden para modificar el formato de los datos del objeto incrustado, de forma que pueda editarse mediante un programa de origen distinto. Es posible que tenga que hacerlo si el programa original no está disponible