Capítulo: Utilización de menús y cuadros diálogo

Se pueden ejecutar las órdenes de las aplicaciones de Office pulsando el nombre de una orden en la barra de menú, o pulsando un botón de la barra de herramientas. Si el programa necesita información adicional antes de poder ejecutar una orden, muestra un cuadro de dialogo en el que pueden rellenar los espacios en blanco o elegir entre una lista de opciones preestablecidas.

Tabla. Teclas de método abreviado útiles para ventanas de documento.

Consejo.

El menú Control solamente aparece en la ventana del documento activo. Se debe seleccionar una ventana antes de cambiarla de tamaño.

OPCIONES DE LOS CUADROS DE DIÁLOGO.

Los cuadros de diálogo le presentan una o más opciones por medio de cuadro de lista, botones y otros componentes. Para completar un cuadro de diálogo, basta con indicar las preferencias y pulsar el botón Aceptar. Si cambia la idea y decide no utilizar la orden después de ver el cuadro de diálogo, puede cancelarla pulsando el botón Cancelar o pulsando el botón de cierre en la barra de título, en el cuadro de diálogo.

Los cuadros de lista desplegables muestran una lista de opciones a elegir, con una configuración implícita que normalmente es recomendable.

Los cuadros de texto le permiten escribir texto, números u otros caracteres en el cuadro de diálogo. El formato requerido para cada cuadro de texto varía en los distintos cuadros de diálogo.

Consejo.

Pulsar la tecla TAB le permite moverse entre los distintos elementos de un cuadro de diálogo, y pulsar la barra espaciadora le permite seleccionar el elemento resaltado. Para moverse en orden inverso, pulse Mayús + Tab.

Si necesita la información que aparece debajo de un cuadro de diálogo, quite el cuadro de diálogo de en medio arrastrando su barra de título.

Junto a los bordes de algunos cuadros de diálogo de Office también se verán unos pequeños paneles llamados fichas. Estos paneles le permiten ver otras configuraciones relativas a órdenes, que ofrecen la posibilidad de personalizar aún más el área de trabajo.

UTILIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS.

Es un conjunto personalizable de botones y cuadros de lista desplegables, situado debajo de la barra de menú de una aplicación de Office. Las barras de herramientas ofrecen un acceso rápido a las órdenes y procedimientos más corrientes de una aplicación.

CÓMO MOVER LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS.

Si quiere hacer más espacio para los datos en el área de trabajo de su aplicación, puede mover una o más barras de herramientas a una posición diferente de la pantalla. La mayoría de las barras de herramientas se pueden situar en la parte superior de la ventana de la aplicación.

Consejo.

Si decide utilizar una barra de herramientas con paleta flotante, le recomendamos que la coloque en la esquina superior derecha de la pantalla. Le estorbará menos al escribir.

En Office 97 puede mover la barra de menú por el área de trabajo igual que las barras de herramientas.

AGREGAR Y ELIMINAR BARRAS DE HERRAMIENTAS.

Nota.

Dado que Outlook es una aplicación que administra tareas y mensajes de correo en lugar de documentos, contiene solamente dos barras de herramientas. Pero cada una de las restantes aplicaciones de Office incluyen muchas más.

Las barras de herramientas activas aparecen en la lista con una marca de comprobación junto al nombre. Debajo de los nombres de las barras de herramientas aparecen dos órdenes especiales que le permiten cambiar el estilo y contenido de las barras de herramientas de la lista. También puede utilizar la orden Personalizar para agregar nuevas barras de herramientas o "inicializar" barras de herramientas modificadas, restaurándolas con sus configuraciones originales.

Para añadir una barra al área de trabajo basta con que pulse, en el menú emergente, sobre el nombre de la barra de herramientas que quiera añadir. Para quitar una barra de herramientas activa, pulse sobre el nombre de la barra de herramientas que quiere ocultar; la marca de comprobación situada junto al nombre desaparecerá, y también desaparecerá la propia barra del área de trabajo de la aplicación.

Consejo.

Añadir barras de herramientas extra a su pantalla puede resultar divertido.

CÓMO IMPRIMIR DOCUMENTOS.

Primero hay que tener impresora, configurarla siguiendo los pasos que se indican y luego en la barra de herramientas primera darle a Archivo, se abrirá un submenú emergente, Imprimir y ya tenemos el resultado optimo.

UTILIZACIÓN DE VISTA PRELIMINAR.

Puede que mientras trabaja con un documento no le interese saber cómo son de anchos los márgenes, cómo es de largo el memorando o dónde se encuentran los saltos de página.

Para abrir la ventana de Vista preliminar en Word, Excel, Access, elija la orden Vista preliminar del menú Archivo.

Esta opción le permite ampliar partes del documento y puede ajustar los márgenes y otras opciones de configuración de la página antes de imprimir