Capítulo: Gestión de documentos del disco fijo a internet

Un archivo es un contenedor para almacenaje electrónico en disco, que se utiliza para conservar información de forma permanente. Los archivos permiten conservar los datos entre sesiones con la computadora, de manera que pueda trabajar en un informe un día y continuar, al día siguiente, con el trabajo donde lo dejó. En el sistema operativo Windows 95, los archivos se almacenan en carpetas, y cada archivo tiene un nombre de encaminamiento único. Cuando guarda la información en una aplicación de Microsoft Office, crea un archivo en disco que se puede volver a utilizar más adelante o se puede compartir con otros usuarios.

CÓMO ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE.

El método más sencillo es abrirlo en la barra Archivo, Abrir documento.

Consejo.

Uso de Todos los archivos paraver todo.

Las opciones del cuadro de lista desplegable Tipo de archivo varían de una aplicación de Office a otra. Si quiere ver todos los archivos de una carpeta particular, seleccione el criterio Todos los archivos.

Cómo abrir los archivos utilizados más recientemente.

Además de utilizando la orden Abrir, puede abrir los últimos archivos en los que haya hecho alguna modificación pulsando sobre el nombre del archivo en la parte inferior del menú Archivo. Esta técnica es más rápida que utilizar la orden Abrir, ya que pasa por alto la búsqueda del archivo en el cuadro de diálogo Abrir.

Otro modo de abrir un archivo utilizado recientemente es pulsar el botón Inicio de la barra de tareas, apuntar a Documentos y después pulsar en el nombre de archivo que se quiere abrir.

EXPLORACIÓN A TRAVÉS DE CARPETAS.

Puede localizar los archivos contenidos en las distintas carpetas explorando a través de la estructura de unidades y carpetas de su computadora, utilizando controles del cuadro de diálogo Abrir.

Para abrir un archivo de una carpeta que no aparezca actualmente en el cuadro de diálogo Abrir, siga los pasos que se indican a continuación:

1.     Pulse el cuadro de lista desplegable Buscar en del cuadro de diálogo Abrir y, a continuación, pulse sobre la unidad de disco que quiera explorar. Cuando selecciona una unidad de disco aparece una lista de archivos y carpetas en el cuadro de lista, que muestra el contenido del disco.

2.     Haga una doble pulsación sobre la carpeta que quiere explorar. Las carpetas están organizadas en una estructura tipo "árbol" con ramas que contienen otras ramas (subcarpetas).

3.     Haga un doble click sobre el archivo que desea abrir cuando aparezca en el cuadro de lista.

PRESENTACIÓN PRELIMINAR DE ARCHIVOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR.

Al explorar a través de archivos y carpetas en el cuadro de diálogo Abrir puede que encuentre un documento que desea ver más detalladamente.

Consejo.

Para ver rápidamente una imagen previa de todos los documentos de una carpeta, pulse el botón Vista previa y a continuación pulse la flecha Abajo, una vez para cada archivo. Es más rápido utilizar la flecha Abajo que pulsar con el ratón.

CÓMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA AUTOMATIZADA DE UN ARCHIVO.

El cuadro de diálogo Abrir le ofrece distintos métodos para localizar un archivo por su cuenta, pero si no puede encontrar el documento que quiere abrir, el cuadro de diálogo Abrir le permite iniciar una búsqueda automática utilizando uno o más criterios de búsqueda. Abrir le permite utilizar las siguientes características en la búsqueda de un archivo:

·        Todo o parte del nombre del archivo.

·        El tipo de documento del archivo.

·        Una o más palabras (cadena de texto) del texto del archivo o de la a hoja de propiedades del archivo.

·        El tiempo transcurrido desde la última vez que se modificó.

·        La carpeta o subcarpetas que lo contienen.

Búsqueda por nombre de archivo.

Si no sabe en qué lugar del disco está situado un archivo en particular, pero recuerda parte de su nombre, puede seguirle la pista rápidamente con el cuadro de texto Nombre de archivo del cuadro de diálogo Abrir. Para ver un listado de todos los archivos de la carpeta actual que contengan la palabra "Memo" en su nombre, escriba la palabra Memo en el cuadro texto Nombre de archivo y pulse Intro. Para abrir uno de estos documentos basta con hacer una doble pulsación sobre el nombre de archivo.

Puede buscar una clase de documento en particular utilizando el cuadro de lista desplegable Tipo de archivo. Por omisión, cada aplicación de Office define el tipo de archivo de este cuadro en relación al tipo de documento que crea.

Consejo.

Para ver todos los archivos de una carpeta en particular, seleccione la opción Todos los archivos en el cuadro de lista Tipo de archivo. Esto equivale a escribir "DIR" en MS DOS.