Si no recuerda el nombre del archivo que quiere abrir pero recuerda parte del texto contenido en el archivo puede intentar encontrar el archivo con el cuadro de Texto o propiedad.

BÚSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS MÁS RECIENTEMENTE.

Si de esta forma no puede encontrar el archivo que busca, utilice el cuadro de lista desplegable Última modificación, una aportación muy útil al cuadro de diálogo Abrir.

BÚSQUEDA AVANZADA.

El cuadro de diálogo Abrir también contiene un botón Avanzada, que se puede utilizar para llevar a cabo búsquedas distintos criterios o a través de múltiples carpetas.

ELIMINACIÓN, CAMBIO DE NOMBRE Y CREACIÓN DE ACCESOS DIRECTOS CON EL CUADRO DE DIÁLOGO ABRIR.

Una característica muy útil del cuadro de diálogo Abrir es su capacidad para eliminar y cambiar de nombre a los archivos de la carpeta actual y para crear accesos directos a los documentos de la carpeta Favoritos. Esto le permite llevar a cabo algunas actividades de gestión automáticamente en el disco duro o fijo mientras trabaja en las aplicaciones de Office, evitándole la necesidad de ejecutar el Explorador de Windows cada vez que quiera eliminar o cambiar de nombre a un archivo.

El procedimiento más sencillo es la eliminación de un archivo. Para quitar un archivo del directorio actual basta con resaltar el archivo, pulsar la tecla Supr y responder Sí en el  cuadro de diálogo Confirmar la eliminación de archivo.

Para cambiar de nombre a un archivo, se resalta, con el teclado o con el ratón, el archivo al que se quiere cambiar de nombre y a continuación se pulsa sobre el nombre del archivo.

CÓMO GUARDAR UN ARCHIVO.

Después de abrir un archivo en una aplicación de Office, puede actualizarlo o revisarlo en función de sus necesidades o intereses. Cuando esté preparado para guardar una versión de su documento permanentemente en disco, deberá guardar el archivo.

UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR.

Si su archivo ya tiene asignado un nombre, lo puede actualizar en el disco pulsando la orden Guardar del menú Archivo.

Consejo.

La abreviatura de teclado para la orden Guardar es CTRL + G.

UTILIZACIÓN DE LA ORDEN GUARDAR COMO.

Para asignar un nombre de archivo a su documento, pulsa la orden Guardar como del menú Archivo. La orden Guardar como le permite especificar el nombre de archivo, su ubicación en el disco y la carpeta de ubicación para el archivo, y le permite definir una serie de opciones relativas a la aplicación, incluyendo el formato de documento del archivo.

Consejo.

Organización con nuevas carpetas.

Si quiere crear una nueva carpeta para su archivo, pulse el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como, y a continuación asígnele un nombre único.

Después de definir el disco y la carpeta de destino para el documento, puede asignarle un nombre con el cuadro de texto Nombre de archivo.

CÓMO GUARDAR CON UN FORMATO DE DOCUMENTO DISTINTO.

Después de especificar el nombre y la carpeta de destino para el disco, puede que le interese cambiar el formato empleado para guardar el documento. Cada aplicación de Office utiliza su propio formato de documento para traducir las palabras e imágenes que aparecen en la pantalla a un documento que se pueda imprimir en papel y almacenar en disco. No se pueden mover documentos de un procesador de textos a otro hasta que se elija un formato que puedan leer ambas aplicaciones. Afortunadamente, las aplicaciones de Microsoft Office le permiten guardar los documentos en distintos formatos, de forma que pueda abrir su trabajo en muchas otras aplicaciones.

Para especificar un formato de documento diferente, pulse sobre el cuadro de lista desplegable Guardar como, del cuadro de diálogo Guardar como, y a continuación pulse sobre el tipo de formato que quiera utilizar. Todas las aplicaciones de Office incorporan una lista con distintos formatos de documento, de modo que puede experimentar un poco para ver qué aplicaciones puede utilizar.

LA OPCIÓN GUARDAR AUTORRECUPERACIÓN.

Pensamos que la función más útil del cuadro de diálogo Guardar que aparece al pulsar el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como en Word es el cuadro de comprobación Guardar info. De Autorrecuperación cada, que hace que Office guarde automáticamente una copia recuperable del documento con un intervalo de tiempo que se puede especificar. Guardar info. Autorrecuperación cada X minutos evita que pierda los cambios hechos en el documento debidos a un fallo en el sistema, en la fuente de alimentación o a cualquier otro desastre electrónico que finalice su aplicación antes de guardar el documento. Cuando activa la función Guardar info. De Autorrecuperación, Office guarda una copia del documento en un directorio temporal del disco fijo en el intervalo de tiempo especificado.

RECUPERACIÓN DESPUÉS DE UN FALLO EN EL SUMINISTRO ELÉCTRICO.

Si se produce un apagón, el sistema se queda "colgado", se produce un fallo en el programa o cualquier otro problema que ocasione la pérdida de datos, vuelva a iniciar su aplicación y Office recuperará automáticamente los archivos que estaban activos cuando se produjo el fallo. Si los archivos recuperados están bien, guárdelos en el disco con la orden Guardar, o Guardar como, y podrá ponerse a trabajar con ellos de nuevo.

Otras opciones de Guardar.

Si está utilizando Word o Excel, verá un botón Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como, que le permite controlar algunas características adicionales del proceso de almacenamiento.

Consejo.

Elija formato y haga las cosas fáciles.

Para guardar archivos que se puedan utilizar en otra aplicación, pulse el cuadro de lista desplegable Guardar como y especifique el formato que quiere emplear. Asegúrese de seleccionar la versión deseada, si está disponible, y no utilice ninguna característica avanzada o incompatible de su documento que no esté disponible en el programa de destino.

CÓMO CREAR UN NUEVO DOCUMENTO.

Cuando se inician las aplicaciones de Office, normalmente presentan un nuevo documento en blanco en el que trabajar. A menudo empezará a trabajar con el documento en blanco, personalizándolo para que se ajuste a sus preferencias, o abrirá un archivo existente y continuará trabajando con él. En ocasiones, sin embargo, querrá crear otros documentos en blanco con los que trabajar.

Para abrir un nuevo documento en Word, Excel o PowerPoint, elija la orden Nuevo del menú Archivo.

El cuadro de diálogo Nuevo presenta una serie de fichas con documentos y plantillas estándar (documentos con formato específico) entre las que puede elegir. Resalte el documento o plantilla que quiera abrir y a continuación pulse el botón Aceptar. Si quiere crear un nuevo documento en blanco basado en la plantilla predeterminada pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar.

Consejo.

También puede abrir un nuevo documento seleccionando la orden nuevo documento de Office del menú Inicio, o pulsando el botón Documento nuevo de la barra de acceso directo de Office. El cuadro de diálogo Nuevo que aparece muestra plantillas para todas las aplicaciones de Office organizadas en fichas separadas.

Capítulo: Búsqueda de texto y propiedades

Cómo cerrar un documento.

Cuando haya terminado de trabajar con un archivo, lo podrá cerrar con la orden Cerrar del menú Archivo o pulsando el botón de cierre del documento.

Si el documento no tienen aún un nombre de archivo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Si pulsa No, se cerrará el documento sin que se guarden los cambios. Si pulsa Cancelar, se cancelará la orden Cerrar, así como el cuadro de diálogo, y volverá al documento.

La orden Cerrar es especialmente útil cuando tiene varios archivos abiertos y quiere cerrar uno para quitarlo de en medio. La orden Cerrar únicamente surte efecto en la ventana o documento actual, y sólo cierra el archivo con la ventana resaltada. Como alternativa, si solamente tiene un archivo abierto y quiere salir de la aplicación, elija la orden Salir del menú Archivo para cerrar el documento y salir de la aplicación en un solo paso. Igual que Cerrar, la orden Salir también le pregunta si quiere guardar los cambios almacenados.